Elektroninis parašas versle: kas iš tikrųjų pasikeičia

Elektroninis parašas Lietuvoje nebėra naujiena. Dauguma įmonių jį jau naudoja bent retkarčiais. Bet klausimas, kurio dažniausiai neužduoda, yra ne „kaip pasirašyti“, o „kas nutinka su dokumentu po parašo“.

Ką parašas sutvarko ir ko ne

Sutvarko: laiką. Sutartis, kuri keliaudavo paštu tris dienas, pasirašoma per valandą. Nereikia spausdinti, skenuoti ir siųsti atgal.

Nesutvarko: nieko daugiau. Pasirašytas dokumentas vis tiek atsiduria kažkieno pašto dėžutėje arba bendrame diske aplanke pagal metus. Po pusmečio jį rasti bus lygiai taip pat sunku, kaip ir popierinį.

Trys dalykai, kurie turi būti sutvarkyti pirmiau

1. Dokumentas turi turėti vietą. Ne aplanką, o ryšį: prie kliento, projekto arba darbuotojo, kurio jis liečia.
2. Dokumentas turi turėti tipą. Sutartis, aktas, sutikimas, pažyma — nes nuo tipo priklauso, kiek laiko jį saugoti ir kada jo galiojimas baigiasi.
3. Dokumentas turi atsirasti pats. Jei tas pats dokumentas rengiamas kas savaitę ir skiriasi tik pavadinimu, suma ir data, jį verta generuoti iš šablono, o ne rašyti iš naujo.

Kai šie trys dalykai yra, parašas tampa paskutiniu žingsniu grandinėje. Kai jų nėra, parašas tik pagreitina netvarkos gamybą.

Kur elektroninis parašas dažniausiai atsiperka

• Sutartys su klientais, kai sandorių daug ir jie panašūs.
• Darbo dokumentai: priėmimas, susitarimai, sutikimai.
• Aktai ir priėmimo–perdavimo dokumentai, kai objektas ne tame pačiame mieste.

Ir kur dažniausiai neatsiperka: kai per metus pasirašoma dešimt dokumentų. Tada tai patogumas, ne sprendimas.

Ką patikrinti renkantis pasirašymo būdą

Tai ne teisinė konsultacija, o praktinis sąrašas, kurį verta pereiti prieš apsisprendžiant.

1. Ar kita pusė galės pasirašyti be papildomų įrankių? Jei Jūsų klientas turi diegtis programą, dalis nepasirašys.
2. Ar lieka įrodymas? Pasirašymo faktas, laikas ir tapatybė turi būti patikrinami po metų, ne tik tą dieną.
3. Ar galima pasirašyti keliems? Dokumentai su dviem ir daugiau šalių yra atskiras atvejis.
4. Ar pasirašytas failas grįžta pas Jus automatiškai? Jei jį reikia parsisiųsti ranka, sutaupei mažiau, nei atrodo.
5. Ar galima prijungti prie savo sistemos? Be to parašas lieka atskira sala.

Kiek laiko ką saugoti

Klausimas, kuris atrodo nuobodus, kol neateina patikrinimas arba kol žmogus nepaprašo ištrinti savo duomenų.

Skirtingi dokumentai turi skirtingus saugojimo terminus, o asmens duomenų negalima laikyti ilgiau nei reikia. Tai reiškia du dalykus. Dokumentas turi žinoti savo tipą — tik tada sistema gali pasakyti, kada terminas baigiasi. Ir turi būti įmanoma atsakyti, ką apie konkretų žmogų turite, per minutes.

Įrašyti iš karto kainuoja mažiau nei vėliau peržiūrėti visą archyvą rankomis.

Kaip tai atrodo, kai sujungta

Klientas patvirtina pasiūlymą. Sutartis suformuojama iš šablono su jo duomenimis, kurie sistemoje jau yra. Ji išsiunčiama pasirašyti. Pasirašyta grįžta ir prisisega prie to kliento, su galiojimo data. Likus mėnesiui iki pabaigos sistema primena atsakingam.

Nė vienas žingsnis nėra sudėtingas. Vertė atsiranda iš to, kad jie sujungti. Tokią grandinę su dokumentais aprašėme dokumentų valdymo puslapyje.