Dokumentų valdymo sistema be popierių chaoso

Sutartis yra. Kažkur. Bendrame diske, aplanke pagal metus, arba prisegta prie laiško, kurį rašė jau išėjęs darbuotojas. Prieš susitikimą kažkas dvidešimt minučių ieško, o radęs nėra tikras, ar tai paskutinė versija.

Ir kita pusė to paties dalyko: forma, kurią klientas atsispausdina, užpildo ranka, nufotografuoja ir atsiunčia. Tada kažkas iš tos nuotraukos perrašo duomenis į lentelę.

Kada pilna dokumentų valdymo sistema yra per daug

Pradėsime nuo to, ko dažniausiai nepasako. Rinkoje yra brandžių, rimtų dokumentų valdymo sistemų. Jos skirtos organizacijoms, kuriose dokumentų srautas yra atskiras procesas su savo taisyklėmis, derinimo grandinėmis ir archyvavimo reikalavimais.

Jei Jūsų įmonėje dirba 20 žmonių, o problema yra ta, kad sutarčių niekas neranda ir formos pildomos ranka — tokia sistema Jums per didelė. Ne dėl kainos. Dėl to, kad jos diegimas yra projektas, kurio metu kažkas turi aprašyti visus procesus, o Jūs tuo metu turite dirbti savo darbą.

Tada geresnis kelias yra siauresnis: sutvarkyti tai, kas skauda, ir nestatyti aplink tai institucijos.

Popierinė forma tampa pildoma

Dažniausias pirmas žingsnis, ir paprastai kainuoja mažiausiai.

Paimame formą, kurią šiandien spausdinate: paraišką, anketą, priėmimo aktą, sutikimą. Paverčiame ją forma, kurią žmogus užpildo ekrane. Užpildyta ji nekeliauja į niekieno pašto dėžutę — ji tampa įrašu: su data, su autoriumi, su būsena, prisegta prie kliento arba projekto, kurio ji liečia.

Kas dėl to pasikeičia: duomenų niekas neperrašinėja, todėl nebėra perrašymo klaidų. Nebereikia klausti, ar atsiuntė. Ir pirmą kartą galima atsakyti į klausimą „kiek tokių gavome per ketvirtį“, nes yra ką suskaičiuoti.

Kai to nebeužtenka

Sutvarkius formas dažniausiai paaiškėja kitas dalykas — kad dokumentai neturi vietos. Tada pridedame tik tai, ko trūksta.

Dokumentas kabo prie to, ką jis liečia

Ne aplanke pagal metus, o prie kliento, projekto arba darbuotojo. Atsidarai klientą — matote visas jo sutartis, aktus ir priedus, naujausią viršuje. Ieškoti nebereikia, nes nebereikia žinoti, kur padėta.

Versijos ir istorija

Kiekvienas dokumentas turi versijas. Matote, kas ir kada įkėlė, kas pakeitė ir kokia buvo ankstesnė redakcija. Klausimas „ar tai paskutinė versija“ nustoja egzistuoti.

Galiojimas, kuris pats primena

Sutartis turi pabaigos datą, draudimas — galiojimą, pažyma — terminą. Sistema apie tai primena iš anksto tam, kas atsakingas. Ne kalendoriuje, kurį kažkas užpildė ranka, o prie paties dokumento.

Paieška, kuri randa

Ieškoma ne tik pavadinime. Ieškoma dokumento turinyje, jo laukuose ir tame, prie ko jis prisegtas. Skirtumas tarp „yra paieška“ ir „paieška randa“ praktikoje būna dešimteriopas.

Kas ką mato

Ne visi dokumentai skirti visiems. Teisės nustatomos pagal vaidmenį, o kiekvienas atidarymas ir keitimas lieka istorijoje. Tai reikalinga ne dėl nepasitikėjimo, o dėl to, kad kartais reikia atsakyti, kas ir kada matė.

Kai dokumentai priklauso projektui

Dalyje įmonių dokumentas savaime nėra vienetas. Vienetas yra projektas, o dokumentai — jo dalis: pasiūlymas, sutartis, priedai, aktai, nuotraukos iš objekto, galutinė ataskaita. Ieškoti jų atskirai neturi prasmės, nes klausimas beveik visada skamba „kas buvo su tuo projektu“, o ne „kur ta sutartis“.

Tada dokumentai kabinami prie projekto kartu su jo būsena, atsakingais ir terminais. Atsidarai projektą — matote visą jo istoriją viena eile: kada pasiūlyta, kada pasirašyta, kas keitėsi, kuo baigėsi. Ta pati struktūra tinka ir klientų aptarnavimo byloms, ir personalo dokumentams: keičiasi tik tai, prie ko kabinama.

Kiek laiko ką saugoti

Klausimas, kuris atrodo nuobodus, kol neateina patikrinimas arba kol žmogus nepaprašo ištrinti savo duomenų.

Skirtingi dokumentai turi skirtingus saugojimo terminus, o asmens duomenys turi ir tai, ko negalima saugoti ilgiau nei reikia. Tai reiškia du dalykus. Pirma, dokumentas turi žinoti, kokio jis tipo — tik tada sistema gali pasakyti, kada jo terminas baigiasi. Antra, turi būti įmanoma atsakyti į klausimą „ką apie šį žmogų turime“ per minutes, o ne per savaitę.

Tai įrašome iš karto, o ne paliekame vėlesniam etapui. Vėliau tai reiškia peržiūrėti visą archyvą rankomis.

Šablonai, iš kurių dokumentas gimsta pats

Jei tas pats dokumentas rengiamas kas savaitę ir skiriasi tik pavadinimu, suma ir data — jį verta generuoti. Duomenys jau yra sistemoje, todėl sutartis, aktas ar pasiūlymas suformuojamas iš šablono ir lieka prisegtas ten, kur reikia. Žmogus peržiūri ir pasirašo, o ne perrašinėja.

Ką darome su tuo, kas jau sukaupta

Taip padarėme korporatyvinei bendrovei, kurios 118 dokumentų turėjo veikti dviem kalbomis, ir organizacijai, kurios 172 dokumentai buvo išbarstyti po dešimtis puslapių.

Retai kada pradedama nuo tuščio lauko. Dažniausiai yra dvidešimt metų dokumentų bendrame diske su pavadinimais, kuriuos suprato tik tas, kas juos kūrė.

Tokį archyvą perkeliame: susitvarkome dublikatus, priskiriame dokumentus tiems objektams, kuriuos jie liečia, ir padarome turinį randamą. Tai nėra graži darbo dalis, bet be jos nauja sistema tampa antru bendru disku šalia senojo. Dokumentų šablonai čia virsta pildomomis formomis: komercinio pasiūlymo šablonas, sutartis ar aktas užpildomas iš turimų duomenų, o ne perrašomas ranka.

Ženklai, kad bendro disko nebeužtenka, surašyti atskirai: kada dokumentai nebetelpa į bendrą diską.