Užsakymas ateina paštu. Keliauja į lentelę, iš jos į kalendorių, o jo būseną žino tas, kas atsakė laišką. Užsakymų valdymo sistema prasideda nuo šio klausimo. Kai to žmogaus nėra, klientui atsakoma „pasitikslinsiu ir grįšiu”.

Sunkiausias klausimas čia nėra „ar padaryta”. Sunkiausia atsakyti, ties kuo užsakymas stovi dabar ir kas laukia kito žingsnio. Kol atsakymas renkamas iš pašto ir lentelės, jis vėluoja tiek pat, kiek pats užsakymas.

Kai užsakymas tampa vienu įrašu su būsena — atskiru, arba kaip verslo valdymo sistemos dalimi — gauta, patvirtinta, vykdoma, atiduota, apmokėta — visi mato tą patį. Klientas mato savo dalį ir nustoja klausti to, ką galėtų pasižiūrėti pats. Paslaugų valdymo sistema veikia taip pat, tik vietoj prekės per būsenas keliauja darbas.

Kada lentelės dar užtenka

Jei užsakymus priima vienas žmogus ir jų per dieną keli, lentelė yra teisingas įrankis. Sistema prasideda ten, kur lentelė sugriūva.

O sugriūva ji ne nuo kiekio, o nuo žmonių skaičiaus: kai būseną žino trys, ir kiekvienas savo. Vienas įrašas su viena būsena, savininku ir terminu atsako į klausimą, dėl kurio kyla daugiausia skambučių — ties kuo darbas stovi dabar. Tai ir yra užsakymų valdymo sistema: ne daugiau laukų, o viena vieta atsakymui. Užsakymai iš formos, pašto ar parduotuvės krenta į tą pačią vietą, todėl nė vienas nelieka tik kažkieno pašte.

Ką paprastai apima toks sprendimas

  • Užsakymas yra vienas įrašas su būsena, savininku ir terminu.

  • Būsenų eiga aprašoma pagal Jūsų tvarką, o ne pagal svetimą šabloną.

  • Užsakymai iš formos, pašto arba parduotuvės krenta į tą pačią vietą.

  • Priskyrimas pagal vaidmenį: žmogus mato savo darbus, vadovas — visus.

  • Klientas savitarnoje mato būseną ir dokumentus, todėl klausimų mažiau.

  • Dokumentai ir susirašinėjimas kabo prie užsakymo, ne prie laiško.

  • Ataskaita rodo, kiek užsakymų kurioje būsenoje ir kur jie stringa.

  • Sistema įdiegiama per 4–8 savaites.

Užsakymų valdymo sistema apima užsakymus, būsenas, priskyrimą, terminus, dokumentus ir kliento savitarną.

Pavyzdys

Tipinis atvejis: užsakymai ateina paštu, guli lentelėje, o būsena gyvena pokalbių grupėje. Sudėjus juos į vieną įrašą su būsena, vadovas mato, kas stringa, darbuotojas — savo darbus, o klientas savitarnoje mato, kad užsakymas priimtas ir kada bus atiduotas. (Iliustracinis.)

DUK

Tai jos dalis. Kai reikia tik užsakymų eigos, statome ją vieną; kai prireikia klientų, sąskaitų ir ataskaitų kartu, ta pati dalis įsilieja į verslo valdymo sistemą.

Taip, kai parduotuvė turi sąsają. Tada užsakymas iš „WooCommerce" arba kitos platformos krenta į tą pačią eilę kaip ir atėjęs paštu.

Tiek, kiek jų iš tikrųjų skiriasi darbu. Dažniausiai užtenka keturių ar penkių; daugiau būsenų reiškia, kad kažkas jas žymės nenoriai.

Ne. Jis mato būseną, terminą ir savo dokumentus. Vidinės pastabos ir priskyrimai lieka komandai.

Taip, kai apskaitos programa turi sąsają. Tada apmokėta būsena atsiranda pati, be rankinio žymėjimo.

Taip, jei ji kur nors užrašyta. Prieš perkėlimą palyginame kiekius ir pasakome, kiek įrašų perkelta ir kiek liko.

Diegimas trunka 4–8 savaites, priklausomai nuo būsenų ir jungčių kiekio.

Kaina — iki 4 000 €. Galutinę sumą nustato eigos sudėtingumas ir jungtys su kitomis programomis.

Kur šiandien matyti, ties kuo stovi Jūsų užsakymai?

Parašykite, kaip užsakymas ateina ir per kiek rankų pereina. Iš to matyti, kiek būsenų reikia iš tikrųjų.

Susisiekti