Kada dokumentai nebetelpa į bendrą diską

Dokumentų tvarkymas įmonėje beveik visada prasideda nuo bendro disko, ir ilgai tai yra teisingas sprendimas. Lūžta jis ne nuo failų kiekio, o nuo to, kiek žmonių tuos pačius failus liečia.

Pirmas ženklas: niekas nežino, kuri versija galutinė

Failas pavadinimu „sutartis_galutine_v3_TIKRAI” nėra juokas — tai simptomas. Kai versiją reikia atspėti iš pavadinimo, sprendimai priimami pagal spėjimą.

Antras: dokumento paieška trunka ilgiau nei jo perskaitymas

Diske randama pagal failo vardą. Jei sutartis pavadinta kliento pavarde, o Jūs ieškote pagal datą arba sumą, paieška virsta naršymu po aplankus. Dokumentų valdymo sistema čia laimi ne saugykla, o tuo, kad dokumentas turi laukus — kliento, datos, būsenos.

Trečias: niekas nemato, kas laukia veiksmo

Diskas nežino, kad sutartis nepasirašyta, o sąskaita neapmokėta. Jis saugo, bet neprimena. Kol tokių dokumentų vienetai, tai nesvarbu; kai jų dešimtys, kažkas kas savaitę juos perskaičiuoja ranka.

Ketvirtas: prieigos yra arba visiems, arba niekam

Bendrame diske teisės dalijamos aplankais. Kai reikia, kad žmogus matytų savo projekto sutartis, bet ne visų, prasideda aplankų kopijos — o kartu ir klausimas, kuri kopija tikroji.

Tai dažniausiai pastebima ne kasdien, o kai kas nors išeina iš organizacijos ir paaiškėja, prie ko jis turėjo prieigą.

Kada bendro disko dar visiškai užtenka

Jei dokumentus tvarko vienas žmogus, jų srautas pastovus, o terminų sekti nereikia — sistema pridėtų darbo. Diskas pralaimi ne dėl dydžio, o dėl žmonių skaičiaus ir dėl to, ar dokumentas turi savo eigą.

Ką duoda šablonas

Didžioji dalis dokumentų yra tas pats tekstas — jie skiriasi tik keliais laukais. Kai tie laukai jau yra sistemoje, dokumentas suformuojamas iš šablono, o ne kopijuojamas iš praėjusio karto ir taisomas ranka.

Nauda čia dviguba: dingsta klaidos, kai pamirštama pakeisti pavardę ar sumą, ir dingsta klausimas, kuri šablono versija naujausia. Būtent kopijavimas nuo praėjusio karto ir pagimdo tas „galutines” versijas.

Ko sistema neišspręs

Netvarkingų dokumentų ji nesutvarkys. Jei šablonų nėra ir kiekvienas rašo savaip, sistema tą įvairovę tik užfiksuos greičiau. Todėl pirmas žingsnis dažnai yra ne diegimas, o susitarimas, kaip atrodo tvarkingas dokumentas.

Nuo ko pradėti

Nuo to tipo, kuris kartojasi dažniausiai — dažnai tai sutartys arba sąskaitos. Vienas tipas su laukais ir būsena duoda daugiau nei visas archyvas be jų. Likusius galima perkelti vėliau, kai matyti, kad tvarka veikia.

Kiek laiko ką saugoti

Dalis dokumentų turi saugojimo terminus, ir jie nesutampa: sutartis, sąskaita ir darbuotojo dokumentas gyvena skirtingai ilgai. Diske tai virsta aplanku „archyvas”, į kurį niekas nebežiūri.

Kai dokumentas turi tipą ir datą, terminas tampa savybe, o ne prisiminimu. Tada ir valymas nustoja būti atskiru projektu kartą per kelerius metus.