Projektas prasideda lentelėje. Paskui atsiranda pokalbių grupė, nes lentelėje nematyti, kas ką daro. Projektų valdymo sistema reikalinga tą akimirką, kai atsiranda trečia vieta. Tada bendras diskas dokumentams. Po mėnesio niekas nebežino, kuri versija galioja ir kodėl terminas praslinko.

Klausimas, į kurį sunkiausia atsakyti, yra paprastas: ties kuo dabar stovi darbas ir kiek jo liko. Kai atsakymą reikia surinkti iš trijų vietų, jis vėluoja tiek pat, kiek pats projektas.

Projektų valdymo sistema tą atsakymą laiko vienoje vietoje. Užduotis turi savininką, terminą ir būseną; prie jos kabo dokumentai ir sugaištas laikas. Ne todėl, kad reikia daugiau tvarkos, o todėl, kad klausimas „kaip sekasi” nustoja būti atskiru darbu. Užduočių valdymo sistema yra jos branduolys: be aiškios užduoties projektas lieka pokalbiu.

Kada užtenka gatavo įrankio

Jei komandos darbo eiga yra įprasta — užduotis, savininkas, terminas — gatavi įrankiai ją padengia ir kainuoja mažiau, nei kainuotų bet kas statoma.

Sava sistema verta, kai eiga nesutampa: būsenos vadinasi kitaip, derinimas eina per kelis žmones arba užduotis priklauso nuo objekto, kurio gatavame įrankyje nėra. Tada laimima ne funkcijomis, o tuo, kad valandos kabo prie darbo iš karto, o ne surenkamos mėnesio gale iš atminties.

Ką paprastai apima toks sprendimas

  • Užduotys su savininku, terminu ir būsena — matyti, ties kuo darbas stovi.

  • Použduotės didesniems darbams, kad terminas nebūtų vienas didelis spėjimas.

  • Priskyrimas pagal vaidmenį: žmogus mato savo darbus, vadovas — visos komandos.

  • Laiko sekimas prie užduoties, todėl valandos nesurenkamos mėnesio gale iš atminties.

  • Dokumentai kabinami prie projekto ar užduoties, ne prie laiško.

  • Būsenų eiga pritaikoma pagal Jūsų procesą, ne atvirkščiai.

  • Projekto rezultatas ir pastabos laikomi kartu su darbais.

  • Sistema diegiama per 4–8 savaites.

Sistema apima užduotis, terminus, priskyrimą, laiko sekimą ir dokumentus prie projekto.

Pavyzdys

Tipinis atvejis: užduotys gyvena lentelėje, terminai — kalendoriuje, dokumentai — bendrame diske, o būsena — pokalbių grupėje. Sudėjus juos į vieną vietą, vadovas mato eigą be klausinėjimo, o darbuotojas — tik savo užduotis su terminais. (Iliustracinis.)

DUK

Gatavas įrankis siūlo savo eigą, ir komanda prie jos taikosi. Čia pirma žiūrime, kaip dirbate, ir būsenas darome pagal tai. Jei Jūsų eiga sutampa su gatavu įrankiu — pasakysime tai ir nesiūlysime statyti.

Taip. Dažniausiai taip ir pradedame: užduotys su terminais, o laiko sekimas pridedamas tada, kai atsiranda klausimas, kur dingsta valandos.

Jei ji turi sąsają, sujungiame. Keisti siūlome tik tada, kai pati sistema yra kliūtis, ir tada pasakome, kodėl.

Vedinės tiek, kiek tai paprasta. Todėl laikas žymimas prie užduoties, kurią žmogus ir taip atidaro, o ne atskiroje lentelėje mėnesio gale.

Taip. Vadovo rodinys rodo visus projektus ir tai, kas juose stringa; darbuotojo rodinys — tik jo užduotis.

Diegimas trunka 4–8 savaites, priklausomai nuo to, kiek būsenų ir vaidmenų reikia.

Kaina — iki 4 000 €. Galutinė suma priklauso nuo to, kiek eigos reikia perkelti į sistemą.

Taip. Sistema statoma Jūsų vardu, kodas lieka Jums, be licencijos mokesčio už darbuotoją.

Ar žinote, ties kuo Jūsų projektai stovi dabar?

Parašykite, kiek projektų vedate ir kur dabar guli užduotys. Pažiūrėsim, ką duotų viena vieta.

Susisiekti